Als Marcom Manager bij Hazera ben ik verantwoordelijk voor alle marketing- en communicatieactiviteiten in de Benelux. Van content en campagnes tot PR en de organisatie van evenementen: elke week biedt nieuwe kansen om samen te groeien. Deze week staat in het teken van een van de grotere evenementen op onze kalender: de Agro Expo in Roeselare, België. Hier is een kijkje achter de schermen van mijn werkweek.
Maandag – Een sterke start
We lopen voor op schema met de voorbereidingen voor de Agro Expo. Normaal gesproken zouden we vandaag samen met het salesteam de laatste details doornemen. Maar omdat zij in Polen zijn voor een training, hebben we dat vorige week al gedaan en is de meeting vandaag geannuleerd. De extra ruimte in de planning geeft mij de gelegenheid om de paklijst verder te verfijnen en de logistiek nog eens goed door te nemen.
Ondertussen komt er nóg een event aan: de Bloemkool–Broccoli Contactdag in Mijnsheerenland (Nederland). Voor beide evenementen — en alvast voor een event in februari — heb ik nieuwe roll-upbanners besteld om ons assortiment voor verschillende gewassen compleet te maken. Ik pak ze uit, controleer de prints en alles ziet er perfect uit.
Daarnaast is er nog meer om te beoordelen: onze nieuw gedrukte, duurzamere leaflets zijn binnengekomen. Het team en ik zijn erg tevreden over de kwaliteit.
De rest van de dag besteed ik aan updates op de Nederlandse website, het verkennen van nieuwe AI-tools en het briefen van ons reclamebureau samen met een collega voor een ander belangrijk event later dit jaar: de International Open Days in september, een hoogtepunt waar we nu al naar uitkijken.
Dinsdag – Content, coördinatie & creativiteit
De standbouwer start vandaag met de opbouw van de beursstand. Omdat de locatie meer dan twee uur rijden is, ben ik er niet fysiek bij, maar dankzij onze langdurige samenwerking weet ik dat de opbouw in goede handen is.
Mijn agenda staat ondertussen vol met andere communicatieactiviteiten. Ik rond een artikel over onze samenwerking met klant TOP The Onion Group af en stuur het ter goedkeuring door. Ik werk de website en de socialmediakalender bij en tijdens onze wekelijkse marcommeeting bespreken we alle lopende projecten.
Aan het einde van de dag bereid ik de materialen voor die mee moeten naar Roeselare. Omdat het om veel spullen gaat, doe ik een beroep op een gepensioneerde collega. Zij ondersteunt ons nog steeds met veel plezier tijdens evenementen en wij zijn haar daar erg dankbaar voor. Ik sluit de dag creatief af door onze groentekisten te voorzien van het Hazera-logo.
En dan volgt er nog goed nieuws: de standbouwer stuurt foto’s door. De stand is al volledig opgebouwd!
Donderdag – De laatste loodjes
Na een vrije dag op woensdag staat vandaag volledig in het teken van het afronden van de laatste details.
’s Ochtends haal ik de gehuurde koffiemachine op en laad ik samen met een collega meerdere dozen met goodiebags in. Die breng ik naar mijn gepensioneerde collega. Zodra mijn auto weer leeg is, laad ik de rest van het materiaal in. Het is even puzzelen, maar uiteindelijk past alles perfect. En wel zo fijn: er blijft zelfs nog ruimte over voor mijn koffer.
Voordat ik de dag afsluit, loop ik de paklijst nog één keer door, controleer ik het draaiboek en noteer ik de laatste actiepunten voor vrijdag. Ook leg ik de benodigde materialen klaar voor de collega’s die naar de Bloemkool–Broccoli Contactdag gaan, zodat ook zij goed voorbereid van start kunnen.
Vrijdag – De stand inrichten
Met verse bloemstukken en een lege inbox vertrek ik richting Roeselare. Bij aankomst zien mijn collega en ik dat ook de statafels en stoelen al klaarstaan, dus we beginnen direct met het inrichten van de stand. Al snel blijkt dat de tafelhoezen niet helemaal passen. Gelukkig vinden we met wat creatief denkwerk — en de tyraps die we hebben meegenomen — een nette oplossing.
De wateraansluiting werkt nog niet, dus enkele controles moeten wachten. Zodra de dranklevering arriveert, bergen we alles veilig op en sluiten we de stand af. Mijn collega rijdt naar huis en ik ga naar het hotel waar ik tot maandag verblijf.
Zaterdag – Opening
Dit is het moment waar we maandenlang naartoe hebben gewerkt. We zijn vroeg aanwezig om te stofzuigen, schoon te maken en alles klaar te zetten. Het waterprobleem wordt gelukkig net op tijd opgelost, dus we hebben koffie voor de bezoekers.
Gedurende de dag houd ik me bezig met het creëren van content, help ik collega’s tijdens drukke momenten achter de bar en verwelkom ik bezoekers. Samen houden we de voorraad goed in de gaten en plaatsen we waar nodig extra bestellingen.
Helaas moet een van onze collega’s vanwege ziekte naar huis. Dat soort situaties horen erbij; we schakelen snel en beloven haar op de hoogte te houden.
Onze Commercial Manager BNL bezoekt vandaag de beurs en samen maken we een ronde over de beursvloer om inspiratie op te doen en te zien hoe anderen hun stands presenteren. Ik noteer verschillende ideeën en verbeterpunten voor een volgende editie.
Later op de middag brengt ook de Vlaamse minister van Landbouw, Jo Brouns, een bezoek aan onze stand, iets wat zowel bezoekers als ons team zeer waarderen.
Zondag – Volop bedrijvigheid
De tweede dag is traditioneel de drukste, en dat blijkt ook nu weer. Nog vóór de officiële opening verwelkomen we al bezoekers die een ontbijtsessie bij een andere stand hebben bijgewoond. Gelukkig waren we goed voorbereid.
De stand is de hele dag levendig en goed bezocht. Ik maak volop foto’s en video’s en zorg dat alles achter de schermen soepel verloopt. Ondanks dat we met één collega minder zijn, draait alles probleemloos.
Maandag – Laatste dag & afbouw
Ook de laatste dag verwachten we een mooie opkomst. Voor de opening maak ik nog een laatste keer een ronde door de hal om inspiratie op te doen. Collega’s op kantoor zijn benieuwd hoe het verloopt, dus via Teams breng ik hen op de hoogte.
Rond het middaguur begin ik aan de aftermovie en start ik met het schrijven van dit artikel. Uiteraard blijf ik beschikbaar voor het team, maar alles verloopt soepel.
Na sluitingstijd starten we met de afbouw. Ongebruikte drank gaat terug naar de catering en we laden de auto’s in. Voordat we naar huis rijden, blikken we samen terug op een succesvol en inspirerend evenement. Het was mijn eerste keer op de Agro Expo en ik heb veel geleerd — zowel in de voorbereiding als tijdens het event zelf.
Volgende week plannen we een evaluatie met het team. Maar voor nu: tijd om naar huis te gaan!
